「会議の時間が長い！」

「会議ばかりで、仕事にならない！」

「会議を開いても決まらない。」

このようなことで、
イライラされている経営者の方。
少なくありません。

実際に、このようなことで悩む経営者の方の、
会社の会議に参加したことがあります。

で、、、ビックリしました！！！

何に驚いたのかというと？？？

 

繰り返される会議

打ち合わせのメンバーが、
会議室に顔を揃えました。

召集した議長役の社員が、
「え～、本日集まってもらったのは、、、」
と打ち合わせの主旨と内容を話し始めます。

参加者は、
じっと議長の顔を見ています。

『ぽかーん』とした顔をしている人も、
中には何人か見受けられます。

実際に議題が提示され、
それぞれの内容に入りました。

説明がされるのですが、
資料が用意されているわけでは、
ありません。

結構複雑な話なのですが、
ホワイトボードに書かれるわけでもなく、
口頭での説明が続きます。

説明が終わりました。

質問の有無を尋ねるのですが、
誰からも質問があるわけではありません。

議長が意見をもとめるのですが、
誰も口を開く人がいません。

議長が、参加者のうち、
主要なメンバーに意見を求めました。

指名された社員は、
説明が足りないと批評を繰り返します。

抽象的な言葉が並ぶ意見が述べられるだけ。
なにか議論が起こるわけではありません。

そのうち、会議終了の予定時間が訪れ、
「この件は、別の機会に、
○○のメンバーも加えて議論しましょう」
と議長が仕切って、以上、終了です。

数日後。

今回の件に関する別の会議が招集され、
同じような議論が繰り返されます。

最終的に、
「今までの内容も含めて、
Ａさんにまとめてもらいましょう。
それを次回は発表してもらうことにします」
と議長が仕切って、会議は終了です。

あなたの会社の会議と比べるとどうでしょうか？

あなたの会社でも、
よくある会議の光景でしょうか？

 

驚愕の事実！

打ち合わせ、会議について、
社員や役職者に尋ねたところ、
おどろきの事実がわかりました。

会議の開催日時、
開催場所の会議室は知らされていますが、
打ち合わせの中身は、
事前には知らされていません。

参加者が誰なのか、
知らされているとは限りません。

参加者は、
”誰がでるのかわからないけれど、
打ち合わせがあるから出てきた”
というだけなのですね。

参加者に議題は知らされています。

しかし、、、

• 事前に準備が必要なのかどうか？
• どんな観点で議論をするのか？
• 何を決めるのか？

ということは、
参加者にはまったく知らされていません。

参加者は、何も考えずに、
何の準備もせずに、
会議の開催される時間に、
その場所に集まっただけでした。

事前の準備がないだけでなく、
口頭の説明だけで資料はなし。

だからといって、
ホワイトボードをつかうわけではありません。

そんな状況で、
初めて聞く様な複雑な話が説明されます。

説明の中身を理解することで精一杯ですね。

理解したとしても、
会議の意図・趣旨がわからないので、
どんな意見を言えばよいのかも、
直ぐにはわかりません。

誰かが意見を言ってくれれば、
それを元に、
自分の意見を言うこともできるのですが、
そうは上手くいきませんね。（笑）

そのうちに時間がきて、
なんかよくわからないうちに、
「では、そういうことで」と閉会。

何が「そういうこと」なのか、
チンプンカンプンのまま、
会議が終了していきます。

こんな事を繰り返していたのですね。

で、経営者は、
イライラ、キリキリしていたのです。

 

ピンポイントだから

こんな会議なら、
やらない方がマシ、
止めてしまった方がマシですよね。

• 事前に打ち合わせ内容を知らせる。
• 参加者が誰なのかを明らかにする。
• 打ち合わせのゴールを明らかにする。
• 説明の資料を用意する。
• 事前に説明資料を参加者に渡す。

当たり前のこと。基本です。

でも、できていない場合が、
とても多いですね。

なぜなら、、、

会議の開催日のことだけを、
ピンポイントに考えているだけだからです。

• いつ会議をやろう。
• こんな内容をやろう。
• だからこんな人がいれば会議になるのでは？

で、場所を予約し、
参加者に予定を知らせています。

そして当日を迎えています。

とりあえず、
集めて会議をやればなんとかなる！の結果が、
グズグズ会議を生み出しています。

あなたの会社はいかがでしょうか？
同じ様な会議ばかりが開催されていないでしょうか？

この状況を解消するために、
会議のやり方で良くある様な
議長を置くとか、タイムキーパーを設けるとか、
書記を決めて置く、
などのことでは何も解決しません。

では、どうするのでしょうか？

会議で決まらない会議ばかりという状況を、
どうやって回避できるのでしょうか？

それは、次回お話しします。