会議は逆から考える!

公開日:2014/03/06

更新日:2019/07/04


こんにちは。

売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗(ふるはた)です。

「会議が時間ばかりかかる!」

「会議ばかりで、会議に時間がとられて仕事にならない!」

「会議を開いても決まらない!決められない!」

この様な会議の特徴を前回はお話ししました。
参照:決まらない会議の特徴

 

経営者のあなたが悩み、イラっとしている、
このような状況から脱却するため、
会議の進め方をどうするのか、
今回はお伝えします。

 

逆から考える!

「会議」はすべて”逆”から考えます。

何かを達成するために、
会議という「場」を設けます。

必要なメンバーで、
対象となる事項を、
達成を目指すゴールに向けて、
進めていくことが目的ですよね。

会議という議論の「場」は、
その目的達成に必要だから、
やるだけです。

時間をとって、
関係者を集めて、
議論をすることが必要だから、
会議という「場」を設けています。

わざわざ「場」を設けて、
議論をする必要なければ、
会議をやる必要がありませんね。

ということは、、、

どのようにいつ、
目的を達成するのか。

ここから逆算して、
何をどの順に、
いつ実現するのか?
いつ、何を決めるのか?
を考えます。

その過程で、
議論し決定する場面が必要な場合、
「会議」が設定されます。

議論し決定する内容が明らかなので、
当然、誰が参加するかは、
この時点で明らかになります。

さらに、さらに、、、

会議のなかで、
議論し決定する内容が明らかなので、
会議の進め方も逆算で考えられます。

その会議で何を決定したいのか?

だから、

  •  誰による議論が必要なのか?
  •  どのような順序で議題を議論するのか?
  •  何があると、議論ができるのか?
  •  論点は何か?
  •  どのように会議を始めるのか?
  •  事前に何を準備しておくのか?
  •  いつ開催すれば適切なのか?
  •  いつ告知すれば、必要な人が集まれるのか?

ということが明らかになります。
すべて逆算で考えます。

一方、
会議時間が長い、
決められない会議は、
ゴールがはっきりしていません。

その会議で何を決めたいのか?

これさえも、ハッキリしていません。

○○について、
みんなで集まって話をしましょう。

このようにして、
会議を招集しているのですね。

 

わまりに迷惑をかける人

逆算で考えれば、

  • 安易に会議の開催を、先延ばしすることはありません。
  • 準備もなく、会議を開催することにはなりません。
  • いきなり参加メンバーを集めて、議論しましょう!なんて場当たりなことはしません。
  • 議論に必要な参加者を厳選します。
  • 参加者が議論できるように、資料を準備します。

会議を開くことによって、
決定する事項がわかっているからです。

会議を積み重ねることで、
実現する事が、
明らかになっているからです。

逆から考える。

これがとても重要なことです。

逆から考える人は、
会議に限らす、
仕事で成果を出すことができます。

仕事をピンポイントで考えている人は、
場当たりで業務をやってしまいます。

そして、いつまでたっても、
ゴールにたどりつきません。

ゴールにたどりつくために、
周囲の人に迷惑をかけまくりますよ。

逆から考えてくださいね。

社員にも、
逆から考えさせてくださいね。

 

会議の進め方を考えよう!

近々開催する会議について考えてみましょう。

【ステップ1】
その会議は、何を達成する際の、
いち段階として開催するのでしょうか?

全体のゴールをハッキリしましょう。

 

【ステップ2】
近々開催する会議では、
何を議論し、決めるのでしょうか?

会議終了時点で、
参加者によって決定している項目を、
明らかにしましょう。

例えば、

  • 課題が上がり、分類されている。
  • 課題の解決策を考える担当者が決まっている。
  • 解決策のたたき台を提出する期日が決まっている。

 

【ステップ3】
上記の決定内容を決めるために、
誰が会議に参加し、議論することが必要でしょうか?

会議の参加者を選び出しましょう。

 

【ステップ4】
決定内容を決めるために、
どのような議題を、
どのような順番で扱うか、
考えましょう。

例:先ほどの決定事項の例の場合。

  • 議論の対象内容について説明する。
  • 対象について、考えられる課題を参加者から出す。
  • 課題をグループ化して分類する
  • 解決策を検討する担当部門を割り当てる。
  • 解決策のたたき台の提出期限を一度、仮決めする。

 

【ステップ5】
開催日程、時間、場所を決めます。

 

【ステップ6】
上記の議題での議論を活発にするために、
必要な項目を洗い出す。

例:

  • 議論の対象内容の説明資料を用意する。
  • 事前に資料を配布して、読んできてもらう。
  • 課題を考える観点・視点を例として用意する。

 

【ステップ7】
事前に準備・用意する内容を、
誰がいつまでにやるのか、
分担します。

その一つとして、
参加者に、開催お知らせをします。
資料の事前配布、事前検討課題があるなら、
その点についてもお知らせします。

 

【ステップ8】
開催を迎えます。
事前に開催場所で、机の並び替えや、
マーカーの用意などをします。

 

【ステップ9】
会議を行います。
ステップ4で決めた内容に沿って、
議事・議題を進めます。

議論を終了するときには、
決定事項を明らかにし、
残課題、誰が何をやるのか、
をハッキリします。

 

【ステップ10】
各議題の議論を終えたら、
各議題で決まったこと、
残課題、誰が何をいつまでにやるのか、
を整理して説明します。

そのうえで、会議を終了します。

なんとなく、会議の終了!
は避けましょうね。
会議をうまく進められそうでしょうか?
会議で決定できそうでしょうか?

会議の進め方として、
事前に準備をしておくことが、
会議で成果を手に入れるコツです。

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