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モチベーションと売上を一度にアップする専門家
ウィズスマイル 降旗(ふるはた)です。

「会議が時間ばかりかかる!」

「会議ばかりで、会議に時間がとられて仕事にならない!」

「会議を開いても決まらない!決められない!」

この様な状況が生じる原因は、
会議の進め方を、
ピンポイントで考えているからでしたね。

参照:会議で決まらない会議の進め方

 

経営者のあなたが悩み、イラっとしている、
このような状況から脱却するため、
会議の進め方をどうするのか、
今回はお伝えしますね。

どのような会議の進め方で、
この状況を脱却するのでしょうか?

 

■ 逆から考える!

「会議」はすべて”逆”から考えます。
何かを達成するために、
会議という「場」を設けます。

必要なメンバーで、
対象となる事項を、
達成を目指すゴールに向けて、
進めていくことが目的ですよね。

会議という議論の「場」は、
その目的達成に必要だから、
やるだけです。

時間をとって、
関係者を集めて、
議論をすることが必要だから、
会議という「場」を設けています。

わざわざ「場」を設けて、
議論をする必要なければ、
会議をやる必要がありませんね。

ということは、、、

どのようにいつ、
目的を達成するのか。

ここから逆算して、
何をどの順に、
いつ実現するのか?
いつ、何を決めるのか?
を考えます。

その過程で、
議論し決定する場面が必要な場合、
「会議」が設定されます。

議論し決定する内容が明らかなので、
当然、誰が参加するかは、
この時点で明らかになります。

さらに、さらに、、、

会議のなかで、
議論し決定する内容が明らかなので、
会議の進め方も、
逆算で考えられます。

その会議で何を決定したいのか?

だから、

  •  誰による議論が必要なのか?
  •  どのような順序で議題を議論するのか?
  •  何があると、議論ができるのか?
  •  論点は何か?
  •  どのように会議を始めるのか?
  •  事前に何を準備しておくのか?
  •  いつ開催すれば適切なのか?
  •  いつ告知すれば、必要な人が集まれるのか?

ということが明らかになります。
すべて逆算で考えます。

一方、
会議時間が長い、
決められない会議、
は、ゴールがはっきりしていません。

その会議で何を決めたいのか?

これさえも、ハッキリしていません。

○○について、
みんなで集まって、
話をしましょう。

このようにして、
会議を招集しているのですね。

 

■ わまりに迷惑をかける人

逆算で考えれば、

  • 安易に会議の開催を、先延ばしすることはありません。
  • 準備もなく、会議を開催することにはなりません。
  • いきなり参加メンバーを集めて、議論しましょう!なんて場当たりなことはしません。
  • 議論に必要な参加者を厳選します。
  • 参加者が議論できるように、資料を準備します。

会議を開くことによって、
決定する事項がわかっているからです。

会議を積み重ねることで、
実現する事が、
明らかになっているからです。

逆から考える。

これがとても重要なことです。

逆から考える人は、
会議に限らす、
仕事で成果を出すことができます。

仕事をピンポイントで考えている人は、
場当たりで業務をやってしまいます。

そして、いつまでたっても、
ゴールにたどりつきません。

ゴールにたどりつくために、
周囲の人に、
迷惑をかけまくりますよ。

逆から考えてくださいね。

社員にも、
逆から考えさせてくださいね。

 

■ 会議の進め方を考えよう!

近々開催する会議について考えてみましょう。

【ステップ1】
その会議は、何を達成する際の、
いち段階として開催するのでしょうか?

全体のゴールをハッキリしましょう。

 

【ステップ2】
近々開催する会議では、
何を議論し、決めるのでしょうか?

会議終了時点で、
参加者によって決定している項目を、
明らかにしましょう。

例えば、

  • 課題が上がり、分類されている。
  • 課題の解決策を考える担当者が決まっている。
  • 解決策のたたき台を提出する期日が決まっている。

 

【ステップ3】
上記の決定内容を決めるために、
誰が会議に参加し、議論することが必要でしょうか?

会議の参加者を選び出しましょう。

 

【ステップ4】
決定内容を決めるために、
どのような議題を、
どのような順番で扱うか、
考えましょう。

例:先ほどの決定事項の例の場合。

  • 議論の対象内容について説明する。
  • 対象について、考えられる課題を参加者から出す。
  • 課題をグループ化して分類する
  • 解決策を検討する担当部門を割り当てる。
  • 解決策のたたき台の提出期限を一度、仮決めする。

 

【ステップ5】
開催日程、時間、場所を決めます。

 

【ステップ6】
上記の議題での議論を活発にするために、
必要な項目を洗い出す。

例:

  • 議論の対象内容の説明資料を用意する。
  • 事前に資料を配布して、読んできてもらう。
  • 課題を考える観点・視点を例として用意する。

 

【ステップ7】
事前に準備・用意する内容を、
誰がいつまでにやるのか、
分担します。

その一つとして、
参加者に、開催お知らせをします。
資料の事前配布、事前検討課題があるなら、
その点についてもお知らせします。

 

【ステップ8】
開催を迎えます。
事前に開催場所で、机の並び替えや、
マーカーの用意などをします。

 

【ステップ9】
会議を行います。
ステップ4で決めた内容に沿って、
議事・議題を進めます。

議論を終了するときには、
決定事項を明らかにし、
残課題、誰が何をやるのか、
をハッキリします。

 

【ステップ10】
各議題の議論を終えたら、
各議題で決まったこと、
残課題、誰が何をいつまでにやるのか、
を整理して説明します。

そのうえで、会議を終了します。

なんとなく、会議の終了!
は避けましょうね。
会議をうまく進められそうでしょうか?
会議で決定できそうでしょうか?

会議の進め方として、
事前に準備をしておくことが、
会議で成果を手に入れるコツです。

あなたの意見・感想を聞かせてくださいね。

 
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本日も最後まで読んでくださり、
ありがとうございました。

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