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こんにちは。

売り上げとモチベーションを一度にアップする専門家
ウィズスマイル 降旗(ふるはた)です。

OJT(オン ザ ジョブ トレーニング)
を研修として用いて社員を育成するときには、
前提、注意点、やり方がありましたね。

この点を考慮しないと、
OJTをおこなう意味がなくなります。
社員は育たず、会社の仕事の質は、
ドンドン落ちていくばかりです。

参照:
OJT研修は意味も効果もなし!?
OJTは危険がいっぱい!研修効果なし!
仕事の質をボロボロにするOJT!?

 

OJT(オン ザ ジョブ トレーニング)に意味を持たせ、
課題を解決する方法をお伝えしましたね。
参照:OJT研修の意味をつくりだす方法

ここで、経営者のあなたに質問があります!

「業務標準」がなくても、
やり方次第でOJTの意味も成果もあるならば、
「業務の標準化」をおこなう必要があるでしょうか?

いかがですか?

 

■ お客様から評価されるでしょうか?

今まで、何度となく、
「業務の標準化」に、
取り組んだ経験があるでしょう。

しかし、あまり上手くいかなかった。

標準化の成果物を、
手にすることができなかったのでは?

業務の標準化は面倒だし、
今までもうまくいっていないし、
この際、標準化をやらずに、
済ませてしまいましょうか???

いかがですか?

正直に言いますね。

業務の標準化は、
しないワケにはいきませんよ!!!

「業務の標準がないとOJTができない。
集合研修でも教えることもできない!」
という理由だからではありません!(笑)

業務の標準化できていないと、

「業務の手順と実施内容がばらつく」

ということになり、このことは、

業務の品質が保証できない」

ことを意味しています。

人によって、やり方も中身もバラバラ。

これであなたの事業は、
お客様に価値を提供し、
高く評価されるようになるでしょうか?

 

■ 業務標準化のスタートは?

今まで、何度も取り組みながら、
なぜ標準化ができなかったのか?
振り返ってみましょう。

  • 業務のやり方が何種類あるのかわからない。標準化の作業量が全く見積もれない。負荷が予測できない。
  • 既存の業務プロセス、業務フローの作成を依頼しても、現行業務優先のため、現場に作る余裕がなく作ってれない。
  • 今現在、仕事が廻っているので、業務フローを作成する必要性を現場は感じない。作ろうとしない、後回しになる。

およそこの様な理由で、
今までできなかったのではありませんか?

では、どこをどのように切り崩せば、
「業務の標準化」を実現できるでしょうか?

何はともあれ、
今の業務プロセス、業務フローが書き出せれば、

  • どのようなやり方でやっているのか?どのくらいのやり方があるのか?わかります。
  • それぞれのやり方で、異なる部分、同じ部分が明かになります。
  • どの方法、やり方が適切なのか明らかになります。
  • どこを改善したらよいのかハッキリします。

まず、現行の業務プロセス、業務フローを書き出す
これが、業務標準化をスタートさせるポイントです。

 

■ 活動のスイッチを入れるOJT

「現行業務フローの作成。
そんなことはわかっている。
現場に依頼しても、
作ってくれないから困っているの!」

そうですね。
わかります、その「イラッ」と感。

現場に依頼をしても、
人手不足、業務の忙しさを理由に、
やらず終いです。

私も、そのような場面に、
何度直面したことか。(苦笑)

そのたびに、あなたと同じ様に、
「なんで現場は業務標準化の重要性がわからないんだ!」
と叫んでいましたよ。

どうやって業務プロセス、業務フローを洗い出し作るのか?
ここが思案のしどころですね。

では、その対応策をお教えしますね。

OJTの一環として、
新入社員に作ってもらいます!!!

「準備無しで、現行部門のOJTはダメ!
って、降旗先生が、
自分で言っていたじゃないですか!」(怒)
参照:OJT研修は意味も効果もなし!?

 

はい。わかっています。

しかし、一番最初だけ、
OJTを活用して、
「業務の標準化」の活動のスイッチを入れますよ。

 

■ なぜOJTを活用するのか?

なぜOJTで作らせるのでしょうか?

現場が業務フローを作らない最大の理由。

それは、
作るのは今更面倒だし、
そもそも作る余裕のある人が居ない、
ということが理由です。

これを「新入社員の労力」によって、
一気に蹴散らします!

新入社員は、業務を良く知りません。

とはいえ、
OJTや仮配属された部門で、
業務をおこなわなければなりません。

その際には、先輩や上司が、
現行の業務の手順、やり方を教えてくれます。

その中身を、
業務のプロセス、フロー、その中の手順として、
新入社員に図解させ、整理させます。

現場社員に作らせると、
「手抜き」をします。

「そんなことは判りきったこと」
という意味のない理由で割愛します。

一方、新入社員は何もわからないので、
言われた通りに手順、フロー、プロセス、やり方を、
自分ができるように詳しく書き出します。

業務の素人が、
自分がミスなくできるよう書き出すので、
漏れが生じにくく、手抜きが起きにくいのです。

新入社員はわからないことだらけなので、
先輩や上司に質問します。

先輩・上司が質問に答えた中身が、
正しいかどうかは関係ありません。

質問への回答も含め、
ひたすら現場の先輩、
上司から教えてもらったやり方を、
新入社員には全て書きだし、
忠実に図解してもらいます。

新入社員が作った業務プロセス、
業務フロー、手順を集めます。

それを並べて相違点を洗い出すと、
同じところ、違うやり方の部分、
改善領域が明らかになります。

この部分まで、
新入社員にOJTの一環としてやらせます。

OJTの意味が生まれてきますよね。

 

■ 最高の研修環境

当然、OJTとしてはじめる前に、
図解の仕方、整理の仕方、
業務プロセス、業務フローを
洗い出すやり方や書式を
新入社員に教えておくことが必要です。

これをやらずにOJTで、
新入社員に洗い出しをさせると、
結局、現場のやり方に流され、
比較が難しい成果物が溢れ返り、
収集がつかなくなりますよ。

ここで教え込む書式、やり方は、
どんな業務フローの作成にも使えるので、
将来を見越した良質の教育内容、
かつ研修手段とも言えます。

現行の業務プロセス、業務フローの洗い出し、
だけでなく、
将来の研修資料をも作ってしまうわけです。

まさに、一石二鳥です。(笑)

ますますOJTの意味がありますね。

さらに、さらに、、、

新入社員にとっては、
講義では学ぶ機会のないことを、
OJTを通じて本当に現場から身に付け、
しかも、自分で使うことができるようになります。

それが会社の役に立っている。
研修の一環として評価される。

このようになると、新入社員の意欲も高まります。
面白く思う人も出てきます。

新入社員研修として、
このようなOJTの使い方は意味があり、
最高の研修環境だと思いませんか?

「先輩・上司がちゃんと教えるだろうか?
新入社員に協力するだろうか?」と心配をしますか?

新入社員といえども、
現場では実際の業務をやってもらわないと困ります。

先輩、上司は、必要なことは教えますよ。
隠しても仕方がないことですから。

今までやれと言われて放っておいたことに、
現場は少なからず後ろめたさは感じているでしょうから、
逆に、協力してくれることが多いのも事実です。

 

あなたの意見・感想を聞かせてくださいね。

本日も最後まで読んでくださり、
ありがとうございました。

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