こんにちは。
売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗（ふるはた）です。
【解決！会議のやり方】会議開催日が決定実行に影響する！？
あなたの会社でも、
会議、ミーティング、打ち合わせは、
かなり行われていることでしょう。
ここには大きな問題・課題が5つあり、
例えば議事進行役を置くとか、
タイムキーパーおくとか、
書記を用意する、
というような表面的なテイクニックでは、
実際にはほとんど解決できません。
この5つの問題・課題の根本原因を明らかにして
その解決策を考える4回シリーズの
今回は第4回目です。
（動画再生時間：12分25秒）
（BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています）
参照記事：【解決！会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する
5つの会議の問題・課題
会議に関する5つの問題・課題とは、
1番目
会議で意見が出ない、議論にならない。
指名をしないと意見を言わない事です。
2番目
会議をやっても何も決まらない事です。
3番目
会議として設定している時間がありますが、
実際会議をやると
この時間がどんどん長くなってしまう、
当初は1時間の予定だったのに、
1時間半になり、2時間になるといういうことが、
実は会議のたびに繰り返されている点です
4番目
これは会議が何しろ多いということです。
役職者の方によっては、
会議から会議に渡り歩いて、
実は自分の仕事をやる時間がほとんどない、
といったようなことも起きています。
5つの問題・課題のうち、
最初の4つこれについては、
今までの3回の中で、
それぞれの根本原因と、
その解決方法をお伝えしました。
今回は5番目。
会議で決めても、
それがなかなか実行されない点について、
どこに原因があり、
どのように解消するのかという点を考えます。
決めたことをやるには
会議の中で何か決めたことがあれば、
それに対して、
誰がいつまでに、何をどうやるのかを
会議の中で決めて明らかにして、
参加者に確認してから会議を終了しましょう、
ということはよく言われることです。
これは必要なことであり、
ある意味当たり前のことです。
しかしこれをやったとしても、
会議で決まったことを
すぐにやるのかというと
十分ではありません。
議事録を作って公開する。
実施状況を報告する時期を決める。
そして実際に報告をさせるところまでやると、
多少変わリ、会議で決めたことを
やらずに放っておくことは、
だんだんなくなっていきます。
会議が月曜日だからやらない
実際やるようになりますが、
それでも決めたことに
すぐに取り掛からない状況は
変わらないことが多いです。
なぜなら
会議を開催する日時が、
ズレているからです。
例えば、
社長と経営幹部と主要な役職者を集めて
経営に関連する会議を行うとか、
予算と実績の検討の会議をすることが、
よくあるでしょう。
このような会議が、毎週あるいは、
月に1回開催され、
定期的に行われているでしょう。
このような会で議論をすると、
社長や経営幹部から、
例えば、すぐにこの点は検討して対応しなさい
のような指示がされることが少なくありません。
この支持された内容をすぐにやるのか、
検討するのかというと、
大抵やらないです。
よほど重大事でなければ、
すぐに取り掛かることはありません。
なぜなら、
この手の会議は、ほとんどの場合、
月曜日の午前中
あるいは月曜日の午後に
行われることが多いからです。
ちょっと考えてみて欲しいのですが、
担当者はどういうふうに仕事を
進めているのかというと、
金曜日にはおよそ来週は
この仕事をこのタイミングで片付けて
こんな風に仕事を進めよう、
ここでど誰と会うようにして、
ここではどの会議に出て、
ここではどのお客様に合う、
あるいはどの取引先と会う、
といったようなことを、
スケジュール設定して
翌週の仕事の配分を済ませているものです。
この状況で月曜日を迎えて、
月曜日の午前中あるいは午後の会議で、
いきなりこれを検討してすぐに対応しろ
と言われても、
そう簡単に対応できるものではありません。
すぐに検討しろ、
すぐに対応しろといったようなことを
担当者のスケジュールに
無理にねじ込んだとしても、
ねじ込めるものでは実はありません。
予定を変えるにしても、
変えるだけの調整をすることが必要ですが、
その余裕もないのが、
月曜日に行われる会議によってもたらされる
すぐに検討しろであり、
すぐに対応しろです。
この状況では、
何ともならないです。
無理に何度かしようとすると
遅くまで担当者が残業しなければならないとか、
お客様や取引先など他に迷惑がかかる
という支障が出るものです。
正直に言いますが、
月曜日に会議をやるというのはセンスが無さすぎです。
調整するだけの時間的余裕が持てるタイミングで
会議は開催するものです。
その状況で、
会議で決めた内容を
誰がいつまでにどうやってやるんだ
ということを明らかにして
会議を終えるのでなければ、
そこで決めたことを
やるということにはつながりません。
すぐにやるにしても、
月曜日にいきなり言われたとしても
どうにもならないです。
会議の日時の影響
会議の開催日に関しては、
5つの問題・課題のうちの1番目、
会議で意見が出ないという時にも
お話ししたことと実はすごく関係が深いです。
会議で意見を出ないことを
回避するためには、
事前に資料を配布して、
この観点で議論をする、
ということを明確に伝える必要がある
ということをお伝えしました。
月曜日の朝から会議をやると、
関連する資料が金曜日の夜に配信されることが
本当に多いです。
正直、誰がこの資料を真剣に見るのでしょうか。
余程ご自身に関係があって、
ヤバイという状況でなければ
資料を見て真剣に対応を考えて、
月曜日の会員に臨むことはないです。
休み明けでもあるので、
そもそも月曜日は、
頭の思考能力の回転は速くないです。
それもあって、
月曜日に会議をするのは、
実はあまり好ましくありません。
決めたことをすぐやるために
会議は、担当者にとって、
想定していないことがそこで決まり
それに取り組まなければ
いけない状況が生まれることは実は多いです。
ですから。
その場でいろんなことについて
調整ができる余裕が絶対的に必要です。
至急に何とかしなければならないならば、
なんとか入れることをやっていくことが
できるんできるようにするためには、
仕事の調整をする余裕が必要です。
それを考えた時に、
会議は月曜日にあるよりも、
例えば水曜日、火曜日に行う方が、
はるかに効率的に決めた内容に
取り組む状況を作り出すことができます。
そして調整をした後に、
決まった内容にこの様に取り組みます、
ということ参加者全員に
知らせることも可能になります。
ぜひ、会議をやる日時には
十分注意をしていただきたいと思います。
単純に予定が空いてるから
会議をするのは、実はあまり賢くないです。
会議の準備、
会議について伝えることも必要ですし、
それに対して参加者が準備をすることも必要、
会議で決まった内容への対応の調整も必要
ということがあるわけなので、
月曜日の朝イチに会議を設定するのではなくて
火曜日、水曜日あるいは
木曜日に会議を設定しましょう。
会議に参加する人が事前の準備ができるだけの時間と
会議で決まった内容に対応するだけの時間的余裕が持てる
という状況で会議を開催することが、
実はとても重要です。
そうやって会議を開催することで、
会議で決まった内容に、
すぐに取り組む状況が、
あなたの会社の中でできあがっていきます。
全部で4回にわたって、
会議の5つの問題・課題の
根本的な原因を探り、
その解決策を明らかにしてきました。
今日の4回目は、
会議の開催日を考えるということで、
少しテクニック的な話になりましたが、
会議に関する問題・課題の解決には
すごく影響を及ぼす内容でもあります。
4回にわたって、
会議における5つの問題・課題
会議を開いた時に参加者から意見が出ない、
指名をしないと意見を言わない状況を解消する、
2番目に会議で何も決まらない状態を解消して、
会議で決まることが決まる会議にする、
3番目に会議の時間が長い点については、
そもそも設定した予定の時間内で
会議を終わらせるにはどうするのか、
4番目は、会議が多い状況を変えて、
意味のある会議に減らす点、
そして
今回の5番目、
会議で決まった内容にできるだけ早く取り組み、
対応するにはどうするのか、
お伝えしました。
是非一つ一つに取り組んでいただいて、
会議を少なくし、
少ない会議の中で重要な意味のあることを決め、
決める過程で参加者みなが必要な意見を言い、
そして決まった内容に、
できるだけ早く取り組み、
改善し、対応していく状況を、
あなたの会社に作り出していただきたい
と考えています。
